Os principais sinais de que está na hora de trocar de contabilista são: o contacto só acontece quando faltam documentos, os relatórios são difíceis de compreender, não existem reuniões de acompanhamento, as respostas demoram ou são pouco claras, e o serviço não evolui com o crescimento da empresa. 

Quando vários destes sinais se repetem ao mesmo tempo, vale a pena avaliar se o acompanhamento atual ainda serve as necessidades do negócio.

A relação entre uma empresa e o seu contabilista deve assentar em confiança, comunicação e acompanhamento. O contabilista não deve limitar-se ao cumprimento das obrigações fiscais e contabilísticas: deve também disponibilizar informação útil para a gestão e acompanhar a evolução da empresa.

Resumo: os 5 sinais de alerta

1. O contacto acontece sobretudo quando faltam documentos

“O meu contabilista só me liga quando precisa de documentos.”

Se a comunicação acontece quase exclusivamente para solicitar documentação ou tratar de obrigações fiscais, poderá existir falta de acompanhamento.

Uma relação profissional deve incluir também esclarecimento de dúvidas, partilha de informação relevante e disponibilidade para apoiar a empresa ao longo do ano.

2. Os relatórios são difíceis de compreender

Receber demonstrações financeiras e outros mapas contabilísticos, não é suficiente se o empresário não consegue interpretar a informação.

É importante conseguir obter respostas claras a questões como:

• A empresa está a ser rentável?
• Como está a evoluir a tesouraria?
• Quanto existe a receber de clientes?
• Qual é o nível de endividamento?

A informação contabilística deve ser apresentada de forma compreensível e útil para a tomada de decisão.

3. Não existem reuniões de acompanhamento

Uma relação baseada apenas em emails e pedidos de documentação pode ser insuficiente.

Reuniões periódicas permitem analisar resultados, esclarecer questões e antecipar situações que possam ter impacto na empresa. 

A frequência dependerá das necessidades de cada negócio, mas deve existir disponibilidade para acompanhar a empresa de forma regular.

4. As respostas são pouco claras ou chegam demasiado tarde

Questões contabilísticas e fiscais podem ter impacto direto nas decisões da empresa.

Respostas demoradas ou pouco esclarecedoras podem dificultar a tomada de decisão, sobretudo quando existem prazos ou decisões importantes a considerar. O empresário deve conseguir perceber não apenas o que deve fazer, mas também quais as implicações da decisão.

5. O serviço já não acompanha a evolução da empresa

À medida que uma empresa cresce, também podem mudar as suas necessidades.

Novos colaboradores, investimentos, financiamento, aumento da faturação ou alterações na estrutura da empresa podem exigir um acompanhamento diferente. 

Se o serviço se mantém inalterado apesar da evolução do negócio, pode ser importante avaliar se continua adequado às necessidades atuais.

Quando é altura de considerar uma mudança?

Um problema pontual não significa necessariamente que seja necessário trocar de contabilista. A decisão deve considerar a relação no seu conjunto:

• Existe comunicação regular?
• A informação é clara?
• Existe acompanhamento?
• As respostas são atempadas?
• O serviço acompanha a evolução da empresa?

Quando estas necessidades deixam de ser asseguradas de forma consistente, poderá ser adequado avaliar outras soluções.

Um exemplo prático

Imagine um empresário que, todos os meses, recebe os mapas contabilísticos por email, sem qualquer explicação. Sempre que tenta perceber se a empresa está a ganhar dinheiro ou apenas a faturar mais, não sabe bem a quem perguntar, porque as respostas do contabilista chegam semanas depois e continuam pouco claras.

Isto acontece há dois anos, mas o receio de complicar a transição tem adiado a decisão. Só quando a empresa precisa de decidir rapidamente sobre um investimento, e não consegue obter a tempo a informação de que precisa, é que a mudança deixa de ser adiável.

Erros comuns ao decidir trocar de contabilista

• Adiar a decisão por receio de perder o histórico. A informação contabilística e fiscal da empresa não desaparece; mantém-se disponível e deve ser transferida para o novo contabilista.
• Trocar apenas com base no preço. Um serviço mais barato que mantém os sinais de alerta não resolve o problema de fundo, que é a falta de acompanhamento.
• Não confirmar prazos e obrigações pendentes antes da mudança. É importante verificar, antes da transição, se existem prazos fiscais próximos que possam ser afetados pela troca.
• Trocar sem definir o processo de transição. Uma mudança organizada, com recolha clara dos elementos necessários, evita interrupções no cumprimento das obrigações da empresa.

Trocar de contabilista não significa perder o histórico

O receio de que a mudança seja complicada ou implique perder informação leva muitas empresas a adiar uma decisão que consideram necessária.

No entanto, a transição pode ser organizada de forma estruturada. A informação contabilística e fiscal da empresa mantém-se e deve ser disponibilizada para garantir a continuidade do serviço. O novo contabilista deverá recolher os elementos necessários e assegurar a passagem de informação entre os profissionais envolvidos.

Antes da mudança, é importante definir o processo de transição, confirmar a documentação necessária e verificar se existem obrigações ou prazos pendentes.

Uma mudança de contabilista não significa começar do zero.

Perguntas frequentes sobre trocar de contabilista

Vale a pena trocar de contabilista a meio do ano fiscal? 

Sim, é possível. O importante é organizar bem a transição, confirmando previamente se existem prazos ou obrigações pendentes que precisem de atenção especial no momento da mudança.

Como se organiza a transição sem perder informação? 

O novo contabilista recolhe os elementos contabilísticos e fiscais junto do anterior, garantindo a continuidade do histórico da empresa. Confirmar a documentação necessária antes de iniciar o processo torna a transição mais simples.

Quanto tempo demora a mudança de contabilista? 

Depende da complexidade da empresa e da disponibilidade da documentação, mas uma transição bem organizada não precisa de interromper o cumprimento das obrigações fiscais da empresa.

Um problema pontual já é motivo suficiente para trocar de contabilista? 

Não necessariamente. Vale mais a pena avaliar a relação no seu conjunto: comunicação, clareza da informação, acompanhamento e capacidade de resposta, do que reagir a um único incidente.

Que perguntas devo fazer antes de escolher um novo contabilista? Vale a pena perguntar com que regularidade existem reuniões de acompanhamento, como é apresentada a informação financeira, e como a relação evolui à medida que a empresa cresce.

O objetivo deve ser melhorar o acompanhamento

A escolha de um contabilista deve acompanhar as necessidades da empresa em cada fase do seu desenvolvimento.

Mais do que garantir o cumprimento das obrigações, um bom acompanhamento deve proporcionar informação clara, comunicação regular e apoio à gestão.

Se a relação atual já não responde a estas necessidades, poderá ser o momento de avaliar se existe uma solução mais adequada para a empresa.