Le QR Code sur les factures fait désormais partie intégrante des règles de facturation au Portugal.

Son introduction avait pour objectif de moderniser et de simplifier le système de facturation, en facilitant la communication des informations à l’Autorité fiscale et douanière (AT) et en permettant aux consommateurs d’enregistrer plus facilement certaines factures dans le système e-Fatura.

Bien que le QR Code soit obligatoire depuis plusieurs années dans certaines situations, des questions subsistent concernant son fonctionnement et les obligations des entreprises.

Dans cet article, nous vous expliquons ce qu’est un QR Code, dans quels cas il est obligatoire et quels sont ses principaux avantages.

QR Code sur les factures : qu’est-ce que c’est et à quoi sert-il?

Un QR Code, ou code de réponse rapide, est un code-barres bidimensionnel qui peut être lu à l’aide d’un smartphone ou d’un autre appareil électronique.

Sur les factures, ce code contient des informations permettant d’identifier le document et de communiquer ses données à l’Autorité fiscale et douanière.

L’une de ses principales utilisations concerne le système e-Fatura.

Par exemple, lorsqu’une facture ne comporte pas le numéro d’identification fiscale (NIF) du consommateur, celui-ci peut utiliser l’application e-Fatura pour scanner le QR Code et communiquer la dépense à l’Autorité fiscale et douanière.

Cela simplifie le processus et réduit la nécessité de saisir manuellement toutes les informations de la facture.

Les QR Codes sont-ils obligatoires sur les factures?

Oui, dans certaines situations.

Un QR Code doit figurer sur les factures et autres documents fiscalement pertinents lorsqu’ils sont émis à l’aide d’un logiciel de facturation certifié par l’Autorité fiscale et douanière.

Le code doit être généré conformément aux spécifications techniques établies par l’AT et être parfaitement lisible.

Il existe toutefois certaines situations spécifiques dans lesquelles cette obligation ne s’applique pas. Par exemple, certains documents fiscalement pertinents émis et imprimés par des imprimeries autorisées peuvent être dispensés de l’inclusion du QR Code.

Il convient donc d’analyser les règles applicables en fonction du système utilisé par l’entreprise pour émettre ses documents.

Quand le QR Code sur les factures est-il devenu obligatoire?

L’obligation relative au QR Code a été introduite dans le cadre des mesures de modernisation de la facturation prévues par le décret-loi n° 28/2019.

Sa mise en œuvre obligatoire a débuté le 1er janvier 2021 pour les documents concernés par les règles applicables.

Ainsi, en 2026, le QR Code n’est plus une nouveauté, mais bien un élément établi du système de facturation portugais.

Où le QR Code doit-il apparaître?

Le QR Code doit être placé de manière à pouvoir être facilement scanné et sans obstacle.

Pour les documents d’une seule page, il doit être clairement visible.

Lorsque le document comporte plusieurs pages, le QR Code peut être placé sur la première ou la dernière page, conformément aux règles établies par l’Autorité fiscale et douanière.

Il est important de garantir une qualité d’impression suffisante afin que le code puisse être correctement lu à l’aide d’un appareil électronique.

Comment fonctionne le QR Code avec e-Fatura?

Le QR Code permet au consommateur de communiquer certaines factures à l’Autorité fiscale et douanière via l’application e-Fatura.

Pour cela, il suffit d’utiliser la fonction de lecture du QR Code disponible dans l’application.

Après lecture, les informations nécessaires sont obtenues directement à partir du code, ce qui rend le processus plus rapide que la saisie manuelle des données.

Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque le consommateur souhaite s’assurer qu’une dépense donnée est bien enregistrée dans e-Fatura.

Quels sont les avantages du QR Code?

L’utilisation du QR Code présente plusieurs avantages pour les consommateurs comme pour les entreprises.

Parmi les principaux avantages:

• Faciliter l’enregistrement des factures dans e-Fatura; 
• Réduire les erreurs liées à la saisie manuelle des données; 
• Simplifier la communication des dépenses à l’Autorité fiscale et douanière; 
• Accélérer les processus de facturation; 
• Favoriser la digitalisation des procédures fiscales; 
• Améliorer l’efficacité dans la gestion et le traitement des informations. 

Le QR Code contribue ainsi à rendre le système de facturation plus simple et plus numérique.

Le QR Code contribue-t-il à lutter contre la fraude fiscale?

Oui.

L’utilisation de mécanismes numériques dans la facturation contribue à améliorer la traçabilité des opérations économiques et la capacité de contrôle de l’Autorité fiscale et douanière.

Les informations associées aux documents émis à l’aide de systèmes de facturation permettent d’automatiser davantage les procédures fiscales et contribuent à réduire les situations de non-conformité.

Le QR Code s’inscrit ainsi dans une stratégie plus large de digitalisation et de contrôle de la facturation.

Comment une entreprise doit-elle mettre en place le QR Code?

Les entreprises qui utilisent un logiciel de facturation doivent s’assurer que celui-ci est capable de respecter les règles établies par l’Autorité fiscale et douanière.

Le logiciel de facturation doit pouvoir générer le QR Code conformément aux spécifications techniques applicables.

Si vous êtes chef d’entreprise, il est donc important de vérifier régulièrement que votre logiciel de facturation est à jour.

Si vous utilisez un logiciel de facturation certifié, vous devez également vous assurer que les mises à jour nécessaires sont installées et que le QR Code apparaît correctement sur les documents émis.

Que se passe-t-il si le QR Code n’est pas correctement affiché?

Le QR Code doit être lisible et correctement généré, conformément aux spécifications techniques établies par l’Autorité fiscale et douanière.

Un code qui ne peut pas être correctement lu peut empêcher le consommateur d’utiliser certaines fonctionnalités de communication via e-Fatura.

Par ailleurs, l’entreprise doit s’assurer que son système de facturation respecte pleinement les règles applicables à l’émission des documents.

Pour cette raison, toute modification ou mise à jour du logiciel de facturation doit être suivie avec attention.

Le QR Code remplace-t-il la facture?

Non.

Le QR Code est simplement un élément intégré au document de facturation.

La facture doit toujours contenir toutes les informations obligatoires prévues par la législation, notamment les coordonnées de l’émetteur, le numéro et la date du document, la description des biens ou services, les montants, les taux de TVA applicables ainsi que les autres informations exigées.

Le QR Code permet simplement de rendre certaines informations du document accessibles sous une forme pouvant être lue électroniquement.

Faut-il conserver les factures même lorsqu’elles comportent un QR Code?

Oui.

La présence d’un QR Code ne supprime pas, à elle seule, les obligations relatives à la conservation des documents de facturation.

Les entreprises doivent continuer à respecter les règles applicables à l’émission, la conservation et l’archivage des factures et autres documents fiscalement pertinents.

Le QR Code est un outil de digitalisation et de communication des informations ; il ne remplace pas les obligations légales relatives à la conservation des documents.

En résumé

Le QR Code sur les factures fait désormais partie intégrante du système de facturation au Portugal.

Bien qu’il ait été introduit il y a plusieurs années, il continue à jouer un rôle important dans la modernisation des procédures fiscales, en facilitant l’enregistrement des factures dans e-Fatura et en réduisant la nécessité de saisir manuellement les données.

Pour les entreprises, il est essentiel d’utiliser un système de facturation adapté et à jour, capable de générer correctement le QR Code sur les documents pour lesquels celui-ci est obligatoire.

Pour les consommateurs, la lecture du QR Code via l’application e-Fatura peut faciliter l’enregistrement de certaines dépenses.