Si vous avez une entreprise spécialisée dans la commercialisation de produits, il est intéressant de connaître la facture pro forma.

Ce document est souvent confondu avec un devis. Bien qu’il existe certaines similitudes entre les deux, ils ne sont pas identiques.

Afin de clarifier ce sujet, nous vous présentons ci-dessous les principales informations concernant ce document.

Facture pro forma: qu’est-ce que c’est et quand doit-elle être utilisée?

La facture pro forma est un document dont l’objectif est d’informer les clients ou les clients potentiels sur la valeur des marchandises.

Il s’agit d’un point commun avec les devis, qui ont également cette finalité.

Cependant, ces documents sont généralement utilisés dans des situations différentes.

D’une part, les devis sont généralement émis par les entreprises qui fournissent des services.

D’autre part, les factures pro forma sont généralement liées à la transmission de biens dans le cadre du commerce international.

Autrement dit, le document peut servir à présenter les quantités de marchandises à des fins de justification douanière.

Il est toutefois important de préciser que cette distinction dans l’utilisation des deux documents n’est pas obligatoire.

Ainsi, chaque vendeur est libre d’émettre le document qui lui semble le plus approprié, qu’il s’agisse d’un devis ou d’une facture pro forma.

Quelles informations doivent figurer sur la facture pro forma?

La facture pro forma contient une description précise des produits ou services concernés par la transaction commerciale.

Bien qu’elle ait un caractère essentiellement informatif, elle doit être communiquée à l’Autorité fiscale.

À cet égard, il est important d’indiquer le numéro d’identification fiscale (NIF), puisque celui-ci permet d’établir le lien avec l’Autorité fiscale.

Les informations devant figurer sur la facture sont notamment les suivantes:

• Nom et adresse du vendeur et de l’acheteur; 
• Articles faisant l’objet de la transaction; 
• Prix unitaire et prix total; 
• Poids et dimensions des marchandises; 
• Conditions de la transaction et du paiement; 
• Frais de transport, d’assurance, etc; 
• Date de livraison prévue; 
• Date de validité; 
• Taux de TVA applicable; 
• Réductions, le cas échéant. 

En plus de ces informations, le document doit clairement indiquer qu’il ne constitue pas une facture.

Quels sont les avantages et quand doit-elle être utilisée?

Ce document présente de nombreux avantages, notamment dans le cadre des transactions commerciales internationales. Toutefois, ce n’est pas le seul contexte dans lequel il peut être utilisé.

Grâce à son format standardisé, il est facile à comprendre et à remplir.

En outre, les informations contenues dans cette facture sont relativement complètes.

Pour faciliter les procédures douanières lors du transfert de marchandises vers l’étranger, la facture pro forma est largement utilisée.

Le document permet de communiquer aux autorités ainsi qu’à l’acheteur les détails concernant les marchandises.

Lorsque la transaction implique différentes devises, elle peut également faciliter la comparaison des coûts.

Ces factures constituent également un excellent moyen de présenter à l’acheteur une vision précise du vendeur et du produit qu’il souhaite acquérir.

En ce qui concerne les situations dans lesquelles elle peut être utilisée, la facture pro forma est généralement émise dans le cadre de transactions internationales.

Cependant, comme indiqué précédemment, elle peut également être utilisée pour des transactions effectuées au Portugal.

Ce document peut être émis chaque fois que cela est jugé pertinent, puisqu’il n’est pas nécessaire de liquider la TVA sur ces factures.

Si l’acheteur accepte les conditions décrites dans la facture pro forma, il suffit ensuite d’émettre une facture-reçu contenant les mêmes informations.

La facture-reçu est, quant à elle, un document ayant une valeur fiscale.

Il est également important de préciser que chacune de ces factures ne doit pas nécessairement avoir une facture commerciale correspondante.

Vous connaissiez déjà ces informations concernant la facture pro forma? Suivez notre blog pour rester informé sur l’univers de la comptabilité!