O QR Code nas faturas faz atualmente parte das regras de faturação em Portugal.

A sua introdução teve como objetivo modernizar e simplificar o sistema de faturação, facilitando a comunicação de informações à Autoridade Tributária (AT) e permitindo aos consumidores registar determinadas faturas de forma mais simples no sistema e-Fatura.

Embora o QR Code já seja obrigatório há alguns anos em determinadas situações, continuam a existir dúvidas sobre o seu funcionamento e sobre as obrigações das empresas.

Neste artigo explicamos-lhe o que é o QR Code, quando é obrigatório e quais as suas principais vantagens.

QR Code nas faturas: o que é e para que serve?

O QR Code, ou código de resposta rápida, é um código de barras bidimensional que pode ser lido através de um smartphone ou outro dispositivo eletrónico.

Nas faturas, este código contém informação que permite identificar e comunicar os dados do documento à Autoridade Tributária.

Uma das suas principais utilizações está relacionada com o e-Fatura.

Por exemplo, quando uma fatura não contém o NIF do consumidor, este pode utilizar a aplicação e-Fatura para ler o QR Code e comunicar a despesa à Autoridade Tributária.

Desta forma, o processo torna-se mais simples e reduz-se a necessidade de introduzir manualmente todos os dados da fatura.

O QR Code é obrigatório nas faturas?

Sim, em determinadas situações.

O QR Code deve constar das faturas e de outros documentos fiscalmente relevantes quando estes são emitidos através de programas informáticos de faturação certificados pela Autoridade Tributária.

O código deve ser gerado de acordo com as especificações técnicas definidas pela AT e apresentar-se de forma perfeitamente legível.

Existem, contudo, situações específicas em que a obrigação não se aplica. Por exemplo, determinados documentos fiscalmente relevantes emitidos e impressos através de tipografias autorizadas podem estar dispensados da inclusão do QR Code.

Por isso, o enquadramento deve ser analisado de acordo com o sistema utilizado pela empresa para emitir os seus documentos.

Quando entrou em vigor o QR Code nas faturas?

A obrigatoriedade do QR Code foi introduzida no âmbito das medidas de modernização da faturação previstas no Decreto-Lei n.º 28/2019.

A sua implementação tornou-se obrigatória a partir de 1 de janeiro de 2021, para os documentos abrangidos pelas regras aplicáveis.

Assim, em 2026, o QR Code já não representa uma novidade, mas sim um elemento integrado no sistema de faturação português.

Onde deve aparecer o QR Code?

O QR Code deve ser colocado de forma a permitir uma leitura fácil e sem obstáculos.

Nos documentos com apenas uma página, deve estar claramente visível.

Quando o documento tiver várias páginas, o QR Code pode ser colocado na primeira ou na última página, de acordo com as regras estabelecidas pela Autoridade Tributária.

É importante garantir que o código mantém uma qualidade de impressão suficiente para poder ser lido corretamente através de um dispositivo eletrónico.

Como funciona o QR Code no e-Fatura?

O QR Code permite ao consumidor comunicar determinadas faturas à Autoridade Tributária através da aplicação e-Fatura.

Para isso, basta utilizar a funcionalidade de leitura de QR Code disponibilizada pela aplicação.

Depois de efetuar a leitura, os dados necessários são obtidos diretamente a partir do código, tornando o processo mais rápido do que a introdução manual da informação.

Esta funcionalidade é especialmente útil quando o consumidor pretende garantir que uma determinada despesa fica registada no e-Fatura.

Quais são as vantagens do QR Code?

A utilização do QR Code apresenta vantagens tanto para consumidores como para empresas.

Entre os principais benefícios estão:

• Facilitar o registo de faturas no e-Fatura; 
• Reduzir erros associados à introdução manual dos dados; 
• Simplificar a comunicação de despesas à Autoridade Tributária; 
• Agilizar os processos de faturação; 
• Promover a digitalização dos procedimentos fiscais; 
• Aumentar a eficiência na gestão e tratamento da informação.

O QR Code contribui, assim, para tornar o sistema de faturação mais simples e digital.

O QR Code ajuda no combate à fraude fiscal?

Sim.

A utilização de mecanismos digitais na faturação contribui para aumentar a rastreabilidade das operações económicas e melhorar a capacidade de controlo por parte da Autoridade Tributária.

A informação associada aos documentos emitidos através de sistemas de faturação permite uma maior automatização dos processos fiscais e contribui para reduzir situações de incumprimento.

Desta forma, o QR Code integra-se numa estratégia mais abrangente de digitalização e controlo da faturação.

Como deve uma empresa implementar o QR Code?

As empresas que utilizam programas informáticos de faturação devem assegurar que o software utilizado está preparado para cumprir as regras definidas pela Autoridade Tributária.

O programa de faturação deve conseguir gerar o QR Code de acordo com as especificações técnicas aplicáveis.

Por isso, se possui uma empresa, é importante confirmar regularmente se o seu software de faturação se encontra atualizado.

Caso utilize um programa de faturação certificado, deverá também garantir que as respetivas atualizações estão instaladas e que o QR Code é corretamente apresentado nos documentos emitidos.

O que acontece se o QR Code não estiver corretamente apresentado?

O QR Code deve ser legível e corretamente gerado, respeitando as especificações técnicas definidas pela Autoridade Tributária.

Um código que não possa ser lido corretamente pode impedir o consumidor de utilizar determinadas funcionalidades de comunicação através do e-Fatura.

Além disso, a empresa deve assegurar que o seu sistema de faturação cumpre integralmente as regras aplicáveis à emissão dos documentos.

Por este motivo, qualquer alteração ou atualização do software de faturação deve ser acompanhada com atenção.

O QR Code substitui a fatura?

Não.

O QR Code é apenas um elemento integrado no documento de faturação.

A fatura continua a ter de apresentar todos os elementos obrigatórios previstos na legislação, incluindo a identificação do emitente, número e data do documento, descrição dos bens ou serviços, valores, taxas de IVA aplicáveis e restantes informações exigidas.

O QR Code permite simplesmente disponibilizar determinadas informações do documento de uma forma que pode ser lida eletronicamente.

É obrigatório guardar as faturas mesmo com QR Code?

Sim.

A existência de um QR Code não elimina, por si só, as obrigações relativas à conservação dos documentos de faturação.

As empresas devem continuar a cumprir as regras aplicáveis à emissão, conservação e arquivo das faturas e restantes documentos fiscalmente relevantes.

O QR Code é uma ferramenta de digitalização e comunicação de informação, não substituindo as obrigações legais de conservação dos documentos.

Em resumo

O QR Code nas faturas é atualmente uma parte integrante do sistema de faturação em Portugal.

Embora tenha sido introduzido há alguns anos, continua a desempenhar um papel importante na modernização dos processos fiscais, permitindo facilitar o registo de faturas no e-Fatura e reduzir a necessidade de introdução manual dos dados.

Para as empresas, é fundamental utilizar um sistema de faturação adequado e atualizado, capaz de gerar corretamente o QR Code nos documentos em que este é obrigatório.

Para os consumidores, a leitura do QR Code através da aplicação e-Fatura pode tornar mais simples o registo de determinadas despesas.