Se faz a gestão de uma empresa, já se deve ter deparado com o termo “ficheiro SAFT”. Este importante documento integra os processos de faturação de qualquer negócio.
Mas, sabe qual é o seu significado e a sua importância para a empresa?
Para esclarecer o conceito, no artigo de hoje reunimos as principais informações que deve conhecer sobre o SAFT na contabilidade empresarial.
Ficheiro SAFT: Saiba o que é e para que serve esta ferramenta
O SAFT, Standard Audit File for Tax Purposes, trata-se de um ficheiro que compreende toda a documentação fiscal e contabilística de uma empresa.
Desde 2008 é obrigatório que as empresas comuniquem este ficheiro à Autoridade Tributária.
O documento serve de suporte para a realização de inspeções e auditorias, além de ajudar a combater a fraude fiscal.
Assim, todos os negócios que realizam transações comerciais devem disponibilizar o ficheiro SAFT contendo todas as informações relativas às movimentações fiscais, clientes, produtos e serviços comercializados, além da faturação mensal.
Dito isto, saiba que existem dois tipos de ficheiro. São estes o SAFT de contabilidade e o SAFT de faturação.
Conheça as diferenças entre ambos os documentos.
O que é o SAFT de contabilidade
Podemos dizer que este é o ficheiro mais completo, e que exerce a função primária do sistema SAFT.
Este ficheiro digital reúne todos os dados e informações exigidos pela Autoridade Tributária, facilitando assim auditorias e fiscalizações.
Apesar da sua obrigatoriedade, a comunicação do documento é realizada apenas quando há esta exigência por parte da AT.
O que é o SAFT de faturação
Por sua vez, o SAFT de faturação deve ser comunicado mensalmente. Em 2023, a comunicação deste ficheiro tem um novo prazo, de acordo com alterações promovidas pelo Orçamento de Estado.
Atualmente, o documento deve ser entregue até ao dia 5 do mês seguinte ao da emissão dos documentos (em 2022 era até ao dia 12 do mês seguinte).
Caso o documento não seja entregue dentro do prazo, será enviado um alerta e poderá entregar o ficheiro até ao dia 8, sem penalizações.
A flexibilização do prazo foi uma medida anunciada pelo Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais, com o intuito de ajudar as empresas na adaptação às novas datas.
Em suma, o SAFT de faturação tem um formato mais simplificado, e a sua finalidade é facilitar a análise da faturação mensal das empresas.
Informações comunicadas à Autoridade Tributária
O ficheiro SAFT é parte integrante dos procedimentos de contabilidade de qualquer empresa que realize transações comerciais.
Assim, as informações disponibilizadas no documento e comunicadas à AT incluem:
- Faturas
- Faturas simplificadas
- Notas de crédito e débito
- Recibos
- Guias de transporte
- Orçamentos
- Notas de encomenda
- Faturas proforma
- Fichas de serviço
- Guias de consignação
- Consultas de mesa
- Outros documentos emitidos durante determinado período.
Outras informações também são comunicadas, tais como os dados da empresa, clientes e a designação dos produtos e serviços comercializados.
Como enviar o SAFT à Autoridade Tributária
O envio do ficheiro pode ser feito pelo próprio gestor da empresa ou por um contabilista certificado. Isto sempre que houver faturas emitidas em determinado mês.
É importante sublinhar que qualquer negócio com um rendimento anual líquido acima dos 200.000€ deve ter um sistema de contabilidade organizada.
Conforme dito, o documento deve ser enviado até ao dia 15 de cada mês. Caso a data limite não seja respeitada, poderá ter que pagar uma coima que varia entre os 200€ a 10.000€, portanto esteja atento.
Conhecendo a importância do ficheiro SAFT na contabilidade da empresa, esteja alerta para manter regularizada a emissão de documentos e faturas.
Ao mesmo tempo, mantenha-se informado com um contabilista certificado. Assim, o seu negócio estará sempre dentro das exigências fiscais, evitando problemas junto ao Fisco.